راه اندازی نخستین بایگانی الکترونیکی ثبت شناورها

راه اندازی نخستین بایگانی الکترونیکی ثبت شناورها

 

به گزارش هوگر به نقل از روابط عمومی اداره کل بنادر و دریانوردی استان بوشهر, نخستین بایگانی الکترونیکی اداره بازرسی و ثبت شناورها بنادر کشور، در بندر بوشهر ایجاد شد.

سیاوش ارجمند زاده گفت: در راستای انجام خدمات هرچه بهتر و جلب رضایت مشتریان ، نخستین بایگانی الکترونیکی در بین ادارات بازرسی و ثبت شناورهای بنادر کشوردر بندر بوشهر ایجاد شد.

مدیرکل بنادر و دریانوردی استان بوشهر افزود: این اقدام مهم با اسکن پرونده های بیش از ۱۱ هزار شناور و مشتمل بر ۲۰ هزار جلد پرونده فیزیکی وهمچنین بارگذاری اطلاعات در نرم افزار بایگانی الکترونیکی توسط کارشناسان اداره ثبت و بازرسی شناورها اداره کل بنادر و دریانوردی استان بوشهر صورت گرفته است.

وی بیان کرد: این طرح تحت عنوان ایجاد بایگانی الکترونیکی و حذف کامل بایگانی فیزیکی اداره بازرسی و ثبت شناورها از خرداد ماه سال ۹۶ آغاز و در مدت یک سال و نیم انجام شد.

مدیرکل بنادر و دریانوردی استان بوشهر اظهار داشت : با توجه به حجیم بودن پرونده ثبتی شناورها و در راستای ایجاد بایگانی الکترونیکی چابک و کارآمد در ابتدا پرونده ها توسط کارشناسان اداره بازرسی و ثبت شناورها سبک سازی شده و اسناد ضروری جهت انجام امور اداری شناور از اسناد غیر ضروری تفکیک گردید و پس از اسکن در نرم افزار بایگانی الکترونیکی به صورت دسته بندی های مشخص بارگزاری شد که این سبک سازی باعث صرفه جویی ۷ میلیارد ریالی در هزینه های مربوط به اسکن گردیده است.

ارجمند زاده اضافه کرد: از مزایای این طرح با توجه به در دسترس بودن بایگانی الکترونیکی برای همه کارمندان میتوان به سرعت پاسخگویی به ارباب رجوعان اشاره نمود و همچنین با حذف بایگانی فیزکی ضمن صرفه جویی در هزینه های ناشی از نگهداری و توسعه فیزکی، گام موثری نیز در راستای حفظ محیط زیست با حذف حجم عظیم کاغذ برداشته شده است.

وی ادامه داد: با توجه به نسخهای پشتیبانی که به صورت روزانه و در چند نوبت و در چند مکان از سیستم بایگانی الکترونیکی گرفته می شود. ارتقاء سطح امنیتی و ایمنی بایگانی از دستاوردهای مهم این طرح می باشد .

مدیرکل بنادر و دریانوردی استان بوشهر خاطرنشان کرد : با توجه به اینکه استان بوشهر بیش از ۴۰ درصد شناورهای ثبتی کشور را دارا می باشد، در این پروژه حدود ۲۰ هزار جلد پرونده با بیش از ۲ میلیون برگ کاغذ مورد بررسی قرار گرفت که حدود ۲۰۰ هزار برگ از آنها در نهایت اسکن و وارد نرم افزار الکترونیکی گردید و لازم بذکر است، با انجام این اقدام مهم و ارزشمند هم اکنون امکان مشاهده پرونده شناورها در هر زمان برای افراد ذیح صلاح در سطح اداره کل و خارج از اداره بازرسی ثبت شناورها ، فراهم می باشد.